Blog

Pravilna izbira POS blagajne
11. oktober, 2019 mikroPOS

Pravilna izbira POS blagajne

Ta prispevek je namenjen izbiri POS programa za vaše podjetje in odgovarja na najbolj pomembna vprašanja o nakupu in nadgradnji.

Zakaj je dober POS program pomemben? No, poleg tega, da vam vaš POS omogoča različne načine plačila, sinhronizacijo z ostalimi programi, pregled nad zalogo in prevzemanjem blaga, spremljanje vaših strank kaj kupujejo, kateri so proizvodi, ki so v vašem podjetju najbolj iskani in prodajani, je zelo pomembno, da vaš POS program omogoča hitro procesiranje različnih podatkov in da so napake programa postavljene na minimalno raven.

Pa poglejmo kaj je za vas najboljše

KORAK 1

Definirajte potrebe vašega podjetja

V tem delu vam bomo pomagali prepoznati lastnosti, funkcije in usluge, ki vam bodo pomagale pognati vaš posel, pomembne stvari kot je izdaja računov, zaloga in spremljanje vaših kupcev.
Vsa zadeva ni tako enostavna kot se zdi, zato vam ponujamo »check listo« za vsak korak.

Tukaj je nekaj namigov za pomoč pri »check listi«:

• V kolikor še vedno upravljate vaše poslovanje »ročno«, torej da ne uporabljate računalniškega POS programa, razmislite o tem, koliko časa bi vaš kolektiv potreboval za prilagoditev na nov sistem, na računalniško blagajno.
• V kolikor že imate POS in razmišljate o zamenjavi le tega, preučite katere lastnosti so vas pri tem zmotile, kaj v obstoječem produktu manjka, zabeležite vse težave, ki ste jih imeli z njim
• Premislite o izboljšavah na programu. Ali mogoče obstajajo kakšni zapleteni postopki, ki jih je potrebno poenostaviti? O teh stvareh se je najbolje pogovoriti s svojimi zaposlenimi, saj vam le ti lahko dajo informacije iz prve roke. Zapišite si to. Zapišite tudi kakšne nadgradnje so potrebne, da bi jih uvedli za izboljšanje poslovanja in za večje zadovoljstvo vaših strank.
• Na koncu, pogovorite se s svojimi strankami. Naj vam dajo svojo izkušnjo glede nakupov in zadovoljstva pri vas.

»Check list«:

• Zapišite dodelave, funkcije in storitve:
• Načini plačila, ki jih nudite
• Zaloga (kako jo urejate, kako dostopate do nje, koliko hitro so podatki dostopni)
• Na kakšen način vodite podatke vaših kupcev, kako upravljate z njimi
• Zapišite težave v obstoječem programu, manjkajoče funkcije
• Zapišite posebne potrebe, ki jih trenutno potrebuje vaše podjetje ter morebitne potrebe za prihodnost:
• Možnosti za več lokacij (več poslovalnic)
• Možnosti povezave z internetom (spletna stran, spletna trgovina,…)
• Možnost vključitve mobilnih telefonov in tablic
• Možnosti izdajanja kuponov
• Kartica zvestobe za vaše stranke
• Pogovorite se z zaposlenimi in vprašajte jih o priporočilih
• Pogovorite se s strankami in jih vprašajte za predloge

KORAK 2

Zabeležite potrebo po računalniški opremi

Tukaj se bomo pogovarjali o računalniški opremi, ki mora ustrezati vašim potrebam iz prejšnjega seznama. Nekateri POS programi potrebujejo boljšo opremo, nekateri pa lahko delujejo že na obstoječih sistemih. Kaj je za vas najbolj primerno?

Zapišite si opremo, ki jo potrebujete, bodite pozorni na to, da določite pravilno število enot posamezne opreme. Preverite vaš seznam (check list), da vam kaj ne uide in preverite kaj od obsoteječega lahko uporabite naprej.

V kolikor pa imate opremo, ki zadovoljuje potrebam POS programa, pa je smiselno preveriti ali bo za vaše bodoče poslovanje ob nadgradnjah ta oprema kompatibilna z napravami.

Glede na vaše poslovanje je primerno oceniti kaj od opreme s seznama je za vas pomembno in katero od naštetih boste uporabljali in katere ne. Primer: ker vaše stranke zahtevajo original račun na A4 papirju, je smiselno imeti tudi tiskalnik za A4 format.

»Check list«:

• POS blagajna na dotik (št. kosov: ____ )
• Termo tiskalnik za izdajo računov (Št. kosov: ____ )
• Predal za denar (Št. kosov: _____ )
• POS terminal za plačilo s karticami (Št. kosov: ____ )
• Čitalec črtne kode (Št. kosov: ____ )
• Čitalec RFID kartic (Št. kosov: ____ )
• RFID kartice zvestobe (Št. kosov: ____ )
• Prikazovalnik za stranke (Št. kosov: ____ )
• RFID ključki za prijavo zaposlenih v POS program (Št. kosov: ____ )
• Usmerjevalnik za oddajanje brezžičnega interneta za stranke (Št. kosov: ____ )

KORAK 3

Zabeležite kakšen je vaš proračun

Strošek POS sistemov je na trgu zelo različen in mnogi le te ponujajo na različne načine. Smiselno je imeti v glavi stroške, ki so povezani s POS sistemom, saj pri nakupu le teh, sledijo še vzdrževanja programske opreme, ki je dandanes bolj potreba kot nuja. Informacije v tem delu bodo za vas zelo pomembne, zato berite dalje.

Kot smo že omenili cene POS sistemov na trgu so zelo različne in so odvisne od vaših potreb in želja (koliko poslovnih enot, koliko je zaposlenih, koliko POS sistemov potrebujete v eni enoti, itd). Na slovenskem trgu se cene POS licenc gibljejo nekje med 400€ in 600€, tukaj sledijo še stroški priprave, izobraževanja in transporta. POS sistemi (blagajne z OS Windows) pa se gibljejo nekje med 1000€ in 2000€.

Nekateri POS programi delujejo na sistemih Windows, nekateri pa uporabljajo druge sisteme. Tukaj se morate vprašati, kateri sistem vam najbolj leži in s katerim bi najlažje upravljali.

Zelo pozorni pa morate biti tudi na cene vzdrževanja/osveževanja, kar dejansko pomeni, da pri podpisu morate biti pozorni na to ali vam s pogodbo pripadajo le zakonske nadgradnje ali imate vključeno tudi tehnično podporo. Preverite tudi kdaj se vam tehnična podpora nudi (delovni čas) ter vprašajte svoje znance o izkušnjah (dobra tehnična podpora, slaba podpora, prijaznost, itd). Cene le teh se gibljejo med 50€ in 100€ (s podporo) na mesec. Cene so seveda odvisne od modulov, ki jih obsega vaš program in od vaših zahtev.

Pri vzdrževanjih je pomembna dosegljivost tehnične podpore in hitrost prilagajanja zakonodaji in potrebam, zato če se odločite, da le tega ne bi imeli, morate vzeti v obzir, da stranke, ki so pogodbeno vezane imajo prednost in vas zaradi tega lahko to postavi v ozadje, na koncu pa vas tudi lahko udari po žepu. Obstajajo primeri, kjer so v letu 2013 ob uvedbi novega zakona o izvajanju davčne uprave glede izvoza pri računalniških blagajnah, da so nekateri morali plačevati visoke zneske nadgradenj. Pozanimajte se kako je s tem.

V kolikor imate starejšo opremo (starejšo računalniško blagajno, ki nima monitorja na dotik, tiskalnik, ki ni termo, itd) je smiselno to opremo posodobiti, saj bolj kot gre tehnologija naprej, bolj se tudi POS programi nadgrajujejo in prilagajajo boljšim tehnologijam. Prednost monitorja na dotik je hitrejša obdelava (tipkanje) in termo tiskalnik je mnogo hitrejši od navadnega (tistega, ki ima trak in ga je potrebno menjati na vsake toliko časa). Termo tiskalniki uporabljajo tudi drugo vrsto papirja (termo rolice) in glede na to, da je cena le teh nekje med 200€ in 300€, je potrebno poudariti to, da je termo glava zelo obstojna in pri takšnih tiskalnikih ni potrebe po menjavi nekakšnih kartuš, praha, itd.

Pri pregledu vašega proračuna ni pomemben samo podatek koliko boste porabili, temveč tudi koliko boste privarčevali z novo opremo. Zapomnite si, da nadgrajevanje POS sistema lahko vpliva na zadovoljstvo vaših strank in s tem boste le te pridobili in si povečali prodajo.

»Check list«:

• Zapišite si znesek vaše letne prodaje
• Odločite se koliko boste porabili za nov POS sistem
• Premislite o tem ali želite vzdrževanje ali ne
• Izračunajte naslednjo formulo: skupni letni prihodki X povprečna doba POS sistema (5 let) X odstotek prodaje, ki ste ga pripravljeni porabiti za POS (od 0,01 do 0,03), npr 50.000€ X 5 X 0,01 = 5.000€

KORAK 4

Preglejte in primerjajte POS sisteme med seboj

Naredite domačo nalogo in raziščite kateri POS sistemi so na trgu. V tem koraku boste morali pridobiti podatke podjetij glede POS sistema, kaj ponujajo in kakšna je njihova cena. Pomembno je tudi, da malo raziščete kako so drugi podjetniki zadovoljni s produkti.

Danes je v spletu veliko informacij zato lahko najdete podjetja, ki prodajajo POS sisteme in tukaj se začne. Ker imate seznam želja, ker imate postavljen jasen cilj kaj želite, ker imate postavljen proračun, je na vas da pokličete podjetja in jih povprašate o njihovem programu, o njihovi podpori, kaj nudijo, na kakšen način se nudi podpora, kdaj so dosegljivi, kar pa je pri tem zelo pomembno pa je, da preverite njihovo strokovnost.

Sedaj, ko imate informacije o različnih POS sistemih, naredite izbor tistih, ki zadovoljujejo vašim potrebam, vašim željam, storitvam, kompatibilnosti in ceni. Naredite omejitev le na 4 ponudnike in jih primerjajte med seboj.

»Check list«:

• Izvedite iskanje ponudnikov na spetu
• Kontaktirajte uporabnike v vaši branži in jih povprašajte o njihovih izkušnjah
• Preglejte debate na forumu in zastavite vprašanja (pazite, da debate niso preveč zastarele)
• Pokličite ponudnike POS sistemov. Ne pozabite govoriti o ključnih zadevah:
• Značilnosti in funkcije njihovega POS programa
• Lokacije
• Katera področja vse pokrivajo (branže)
• Preverite njihov delovni čas
• Tehnična pomoč in način izvajanja le te (internet, telefon, teren)
• Garancija
• Posebne potrebe za vaše poslovanje
• Ne pozabite na vaše težave in pomanjkljivosti sedanjega POS sistema
• Ne pozabite na vaše posebne potrebe (sedaj in v prihodnosti)
• Možnosti za več lokacij (več poslovalnic)
• Možnosti povezave z internetom (spletna stran, spletna trgovina,…)
• Možnost vključitve mobilnih telefonov in tablic
• Možnosti izdajanja kuponov
• Kartica zvestobe za vaše stranke
• Vrnite se nazaj na informacije, ki ste jih zabeležili v korakih od 1 do 3, nato naredite kratek seznam ponudnikov POS sistemov, ki vam ustrezajo

KORAK 5

Preverite delovanje POS programa

Sedaj imate izkušnje na področju kaj si želite od POS sistema, kakšen mora biti, da zadovolji vaše potrebe in želje. Sedaj je čas, da med izbranimi ponudniki pogledate kako programi delujejo. Medtem, ko boste pregledovali programe, bodite pozorni na vaš seznam in na to ali zadovoljuje vašim potrebam, ali je enostaven za uporabo in ali ima potrebne funkcije.

Najlažji način je, da se sprehodite do podjetij, ki uporabljajo POS programe, ki ste si jih izbrali. V kolikor nimate te možnosti, seveda naj vam ne bo nerodno poklicati ponudnike POS sistemov in povprašati jih za demo program (poskusni program). Prava podjetja imajo pripravljene poskusne program in jih lahko testirate na različne načine. Izkoristite to priložnost. Na ta način boste najbolje spoznali kaj vam ustreza in kaj vam zadovoljuje.

Bodite pozorni tudi na hitrost delovanja, funkcije in ali je program uporabniku prijazen. Ne pozabite povprašati tudi zaposlene za mnenje, pokažite jim program in naj vsak glasuje za svojega. Imejte tudi v mislih, kako boste lahko migrirali na nov program (prenos podatkov iz enega v drug program), za vas so pomembni artikli, stranke, zaloga, zaposleni, itd.

»Check list«:

• Povprašajte ponudnike o njihovih referencah (tukaj ne bodite užaljeni, če ne boste dobili informacije, saj je zaupnost podjetij tudi pomembna)
• Kontaktirajte (obiščite) podjetja s programi, ki ste jih izbrali in preverite zadovoljstvo, uporabnost, prijaznost
• Povprašajte o načinu prehoda na nov sistem
• Upoštevajte naslednje:
• Hitrost
• Uporabniku prijazen program
• Izgled programa
• Funkcionalnost programa

KORAK 6

Poskrbite za namestitev POS programa

Sedaj, ko ste izbrali vašega ponudnika POS programa in pred vami je oprema, poskrbite za namestitev programa (v večini to naredijo ponudniki). Ko je vaš sistem postavljen je najpomembnejše to, da poskrbite za pravilen prenos podatkov (ali vnos), saj bo vaše delo v nadaljevanju lažje, podatki bodo točni, vi boste zadovoljni.

Pred postavitvijo je smiselno imeti seznam artiklov s prodajnimi in nabavnimi cenami, zalogo, seznam vaših strank in dobaviteljev. Ker veliko sistemov podpira uvoz v obliki csv, je najbolje, da te podatke pripravite v excelu. Najmanj zaželena oblika dokumenta je pdf, saj potem morajo ponudniki to ročno pretipkati in to lahko podraži postavitev sistema.

»Check list«:

• Zberite potrebno opremo in program
• Pripravite podatke za uvoz (prenos) v nov program
• Posvetujte se s ponudnikom POS programa
• Povprašajte o načinu testiranja programa
• Določite datum začetka uporabe

KORAK 7

Izkoristite vaš POS sistem

Enkrat, ko imate postavljen POS sistem in je v pogonu, je čas da ga izkoristite v polni meri. Preverite delovanje v vašem poslu, dodatke, opremo in si tako olajšate življenje.

Pogovorite se z vašim ponudnikom o tem ali obstaja več načinov uporabe programa in kako ga izkoristiti. S ponudnikom se je smiselno večkrat sestati, jih obiskati ali povabiti in tako preveriti uspešno delovanje in nove možnosti, ki vam jih program omogoča.

Ponudniki niso na trgu samo, da bi vam prodali POS sistem in vam nudili tehnično podporo, so tudi zato, da vam svetujejo, vas obveščajo o novih zakonodajah, zato ostanite z njimi v stiku tudi ko ne potrebujete njihove pomoči. Spremljajte tudi ali ponudniki organizirajo tečaje, seminarje.

»Check list«:

• Ovrednotite sistem in preverite ali uporabljate vse funkcije, ki so vam na voljo
• Pogovorite se z zaposlenimi o tem kako so zadovoljni z uporabo
• Povprašajte med kupci ali so opazili kakšne spremembe in pridobite njihovo povratni informacijo
• Povprašajte ponudnika o seminarjih, tečajih in o tem na kakšen način obveščajo uporabnike o novostih, spremembah, novi zakonodaji.

Pa srečno pri izbiri!

Preberite med drugim

Kuhinjski monitor

Kuhinjski monitor

Nov način poslovanja v restavracijah je uvedba kuhinjskega monitorja, ki zamenja nošenje ali tiskanje listkov za kuharje. Sistem je enostaven in prilagojen hitrejšemu delu, ter čas od naročila do postrežbe se skrajša za 15%.

Več informacij


MikroPOSEL

MikroPOSEL vam omogoča hitro in enostavno ustvarjanje, pošiljanje ter spremljanje računov, predračunov in vseh ostalih poslovnih dogodkov, povezavo z banko, skladišno poslovanje, nabavo in analizo poslovanja.

Več informacij